Gesellschaft mit beschränkter Haftung GmbHGermany

Applies to a Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) in Germany, with one shareholder who is also the sole director. Other forms have their own requirements. Read 31 Oct 2026 · reviewed 31 Oct 2026 · how we check

The director can do

20 of the 25 below

personally, through the authorities’ own services.

A professional the law requires

• A notary Register managing directors with a notarised filing
• A licensed auditor — if Not small under § 267(1) HGB Statutory audit above the size limits

Not required here

No annual return to the registry · No periodic renewal of the trade notice · No first accounting period longer than twelve months

● a professional the law requires.

Unless an item says otherwise, the director can do it personally through the authority’s own service. Most services need a one-off registration first.

Every year 9

1. File annual accounts with the Unternehmensregister
   12 months after the end of the accounting period · from the registry
   How, cost and sources

   Where

   Publikations-Plattform of the Bundesanzeiger Verlag (Unternehmensregister)

   Steps

   1. Register once on the Publikations-Plattform to publish in the Unternehmensregister
   2. Transmit the adopted annual accounts electronically through the platform
   3. Transmit within one year after the balance-sheet date

   Done when

   Publication of the accounts in the Unternehmensregister after electronic transmission under § 325 HGB

   If missed

   Ordnungsgeld of at least EUR 2,500 and at most EUR 25,000, set in a fine procedure by the Bundesamt für Justiz (§ 335 HGB).

   Who

   A director can transmit the accounts through the publication platform after a one-off registration. The statute names no professional for the filing.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   Die Unterlagen nach Absatz 1 Satz 1 sind spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs zu übermitteln, auf das sie sich beziehen.

   Die Unterlagen sind der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln.

   Official bundesanzeiger.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Um im Bundesanzeiger oder im Unternehmensregister Ihre Jahresabschlüsse / Finanzberichte veröffentlichen zu können, ist zunächst eine einmalige Registrierung notwendig.

2. Statutory audit above the size limitsNeeds a licensed auditor
   8 months after the end of the accounting period

   Only if: Not small under § 267(1) HGB: exceeds at least two of EUR 7,500,000 balance-sheet total, EUR 15,000,000 turnover in the twelve months before the balance-sheet date, and 50 employees on average.

   How, cost and sources

   Where

   External statutory audit by a Wirtschaftsprüfer or Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

   Steps

   1. Appoint an auditor who is a Wirtschaftsprüfer or Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (§ 319(1) HGB)
   2. Complete the audit before the accounts are adopted (§ 316(1) HGB)

   Done when

   The auditor's opinion (Bestätigungsvermerk) is available to file with the accounts

   If missed

   Without an audit the accounts cannot be adopted (§ 316(1) HGB).

   Who

   Only a Wirtschaftsprüfer or Wirtschaftsprüfungsgesellschaft may audit (§ 319(1) HGB). A director cannot sign the audit.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Der Jahresabschluß und der Lagebericht von Kapitalgesellschaften, die nicht kleine im Sinne des § 267 Abs. 1 sind, sind durch einen Abschlußprüfer zu prüfen. Hat keine Prüfung stattgefunden, so kann der Jahresabschluß nicht festgestellt werden.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Abschlussprüfer können Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sein.

3. Shareholders adopt the accounts within eight months
   8 months after the end of the accounting period · from the registry
   How, cost and sources

   Where

   Shareholders' resolution (Gesellschafterbeschluss), in a meeting or in text form

   Steps

   1. Hold a shareholders' meeting, or obtain every shareholder's written consent to the resolution (§ 48(2) GmbHG)
   2. Resolve on adopting the annual accounts and on the use of profit before the deadline (§ 42a(2) GmbHG)
   3. Where one shareholder holds all shares, record the resolution in a minute without delay (§ 48(3) GmbHG)

   Done when

   Minutes or signed written consents record the adopted accounts

   Who

   The shareholders decide, at a meeting or by written consent of all of them (§ 48(2) GmbHG). No professional is required for the resolution.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Die Gesellschafter haben spätestens bis zum Ablauf der ersten acht Monate oder, wenn es sich um eine kleine Gesellschaft handelt (§ 267 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs), bis zum Ablauf der ersten elf Monate des Geschäftsjahrs über die Feststellung des Jahresabschlusses und über die Ergebnisverwendung zu beschließen.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   Der Abhaltung einer Versammlung bedarf es nicht, wenn sämtliche Gesellschafter sich in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der Abgabe der Stimmen in Textform einverstanden erklären.

   Befinden sich alle Geschäftsanteile der Gesellschaft in der Hand eines Gesellschafters oder daneben in der Hand der Gesellschaft, so hat er unverzüglich nach der Beschlußfassung eine Niederschrift aufzunehmen

4. File the corporate income tax return electronically
   7 months after the end of the calendar year · from the tax calendar
   How, cost and sources

   Where

   ELSTER, Körperschaftsteuererklärung (KSt 1)

   Steps

   1. Register once in Mein ELSTER before the first electronic filing
   2. Prepare the Körperschaftsteuererklärung for the calendar year
   3. Transmit it electronically through the official interface (§ 31(1a) KStG)

   Done when

   ELSTER accepts the electronic transmission of the return

   If missed

   A late-filing surcharge (Verspätungszuschlag) may be set (§ 152(1) AO); it must be set if the return is not filed within 14 months after the year end (§ 152(2) AO).

   Who

   The managing director carries the tax duties (§ 34(1) AO). The return must go electronically (§ 31(1a) KStG), so a one-off ELSTER registration is needed. The sections read do not require a tax adviser.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Die Körperschaftsteuererklärung und die Erklärung zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Die gesetzlichen Vertreter natürlicher und juristischer Personen sowie rechtsfähiger Personenvereinigungen und die Geschäftsführer von Vermögensmassen haben deren steuerliche Pflichten zu erfüllen.

   Official elster.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Bitte beachten Sie, dass für die authentifizierte Übermittlung Ihrer Steuerdaten eine einmalige Registrierung in Mein ELSTER notwendig ist.

5. Pay the corporate income tax balance
   1 month after the end of the assessment notice · from the tax calendar
   How, cost and sources

   Where

   Payment to the Finanzamt on the assessment notice

   Steps

   1. Wait for the corporate income tax assessment notice (Steuerbescheid)
   2. Pay the balance within one month of the notice (§ 36(4) EStG, applied by § 31(1) KStG)
   3. Pay to the Finanzamt named in the notice

   Done when

   The Finanzamt's tax account shows the balance as paid

   If missed

   A late-payment surcharge of 1% of the rounded arrears for each started month (§ 240(1) AO).

   Who

   A transfer to the Finanzamt on the notice. The sections read name no professional.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   sofort, im Übrigen innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Steuerbescheids zu entrichten

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   sind die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes entsprechend anzuwenden

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   angefangenen Monat der Säumnis ein Säumniszuschlag von 1 Prozent des abgerundeten rückständigen Steuerbetrags zu entrichten

6. VAT on goods sold to consumers abroad (OSS and IOSS)
   1 month after the end of the period

   Only if: Goods sold to private customers in other EU states once the Union-wide EUR 10,000 threshold is exceeded in a calendar year (§ 3c(4) UStG); or low-value consignments up to EUR 150 imported for consumers in the EU (§ 18k UStG).

   How, cost and sources

   Where

   BZSt Online-Portal, One-Stop-Shop EU-Regelung (Union scheme)

   Steps

   1. Apply electronically to the BZSt for participation, with the VAT identification number
   2. File the OSS return electronically within one month after each taxation period (§ 18j UStG)
   3. Pay the tax due for all member states in one payment through the BZSt scheme

   Done when

   BZSt confirms the registration, which starts on the first day of the calendar quarter after the application

   Who

   Registration is electronic through the BZSt online portal. The sections read name no professional.

   Official bzst.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Um an der Sonderregelung One-Stop-Shop, EU Regelung teilnehmen zu können, müssen Unternehmer ihre Teilnahme unter Angabe ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf elektronischem Weg beim BZSt beantragen.

   Registrierungsbeginn ist grundsätzlich der erste Tag des Kalendervierteljahres, das auf die Antragstellung folgt.

   Eine Registrierung ist daher nur in einem Mitgliedsstaat der EU möglich.

7. VAT on digital services sold to consumers abroad
   1 month after the end of the period

   Only if: Electronic services to private customers in other EU states, once the Union-wide EUR 10,000 threshold is exceeded in a calendar year (§ 3c(4) UStG; BZSt).

   How, cost and sources

   Where

   BZSt Online-Portal, One-Stop-Shop EU-Regelung (Union scheme for services)

   Steps

   1. Apply electronically to the BZSt for the Union scheme, stating the VAT identification number
   2. Register in one EU member state, which then covers all member states
   3. File the OSS return within one month after each taxation period (§ 18j UStG)

   Done when

   BZSt confirms the registration and its start date

   Who

   Same BZSt online route as the goods scheme. The sections read name no professional.

   Official bzst.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Das Verfahren richtet sich an Unternehmer, die im Inland ansässig sind und gegen Entgelt Dienstleistungen an Privatpersonen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union erbringen

   Sobald in einem Kalenderjahr der Schwellenwert von 10.000,- EUR überschritten wird, richtet sich der Leistungsort bei den oben genannten Dienstleistungen nach dem Wohnsitz des (privaten) Leistungsempfängers

   Um an der Sonderregelung One-Stop-Shop, EU Regelung teilnehmen zu können, müssen Unternehmer ihre Teilnahme unter Angabe ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf elektronischem Weg beim BZSt beantragen.

8. Pay the annual Industrie- und Handelskammer contribution
   Set each year by decree
   How, cost and sources

   Where

   IHK contribution notice (Beitragsbescheid) and payment to the chamber's account

   Steps

   1. Receive the chamber's annual contribution notice (Beitragsbescheid)
   2. Pay the amount to the account named in the notice within four weeks
   3. Pay by direct debit instead if the company authorises it with the chamber

   Done when

   The chamber's account shows the contribution as paid

   Cost

   Set by each year's notice under the chamber's Beitragsordnung; the amount depends on trade income and the chamber's tiers.

   If missed

   A single reminder (Mahnung), charged EUR 10.00 by IHK Frankfurt; unpaid sums then go to the municipal cash office for collection, at a further EUR 30.00 to 50.00 (IHK Frankfurt; other chambers set their own fees).

   Who

   The company pays the chamber's notice itself. The statute names no professional.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Die Industrie- und Handelskammer ist Körperschaft des öffentlichen Rechts.

   Die Kosten der Errichtung und Tätigkeit der Industrie- und Handelskammer werden, soweit sie nicht anderweitig gedeckt sind, nach Maßgabe des Wirtschaftsplans durch Beiträge der Kammerzugehörigen gemäß einer Beitragsordnung aufgebracht.

   Natürliche Personen und Personengesellschaften, die nicht in das Handelsregister eingetragen sind

9. Prepare the annual accounts within three months (six if small)
   3 months after the end of the accounting period
   How, cost and sources

   Where

   The company's own annual accounts, prepared by the managing directors

   Steps

   1. Prepare the annual accounts and, unless the company is small, the management report (§ 264(1) HGB)
   2. Finish preparation within three months of the year end, or within six months for a small company (§ 264(1) HGB)
   3. Hand the prepared accounts to the shareholders for adoption (§ 42a GmbHG)

   Done when

   The annual accounts are drawn up and ready for the shareholders to adopt

   Who

   The managing directors prepare the accounts (§ 264(1) HGB). The sections read name no professional for the preparation.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   Der Jahresabschluß und der Lagebericht sind von den gesetzlichen Vertretern in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen.

   Kleine Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1) brauchen den Lagebericht nicht aufzustellen; sie dürfen den Jahresabschluß auch später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, jedoch innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres.

Each quarter or month 4

1. Corporate tax advance payments, if set
   10 March · from the tax calendar

   Only if: Only when the Finanzamt sets advance payments: at least EUR 400 in a calendar year and at least EUR 100 per due date (§ 37(5) EStG, applied to a corporation by § 31(1) KStG).

   How, cost and sources

   Where

   Finanzamt advance-payment notice (Vorauszahlungsbescheid)

   Steps

   1. Wait for the Finanzamt's advance-payment notice (Vorauszahlungsbescheid)
   2. Pay each instalment on 10 March, 10 June, 10 September and 10 December (§ 37(1) EStG)

   Done when

   The bank record of each instalment matches the notice

   If missed

   A late-payment surcharge of 1% of the rounded arrears for each started month (§ 240(1) AO).

   Who

   Payments follow the Finanzamt's advance-payment notice. The sections read name no professional.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   Der Steuerpflichtige hat am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer zu entrichten

   Vorauszahlungen sind nur festzusetzen, wenn sie mindestens 400 Euro im Kalenderjahr und mindestens 100 Euro für einen Vorauszahlungszeitpunkt betragen.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   sind die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes entsprechend anzuwenden

2. File the periodic VAT return (Voranmeldung)
   Day 10 of the following month · from the tax calendar

   Only if: Only once the company is VAT-registered.

   How, cost and sources

   Where

   ELSTER, Umsatzsteuer-Voranmeldung

   Steps

   1. Calculate the tax due for the advance-return period (§ 18(1) UStG)
   2. Transmit the Voranmeldung electronically through the official interface
   3. Pay the advance payment by the tenth day after the period ends

   Done when

   The ELSTER transmission protocol for the Voranmeldung is retained

   Who

   Electronic transmission is the rule (§ 18(1) UStG), so an ELSTER registration is needed for authenticated filing. No professional is required by the sections read.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln

   Die Vorauszahlung ist am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig

   Official elster.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Die meisten Steuerformulare (unter anderem die Umsatzsteuer-Voranmeldung) finden Sie kostenlos in Mein ELSTER.

3. Remit wage tax and social-insurance contributions
   Day 10 of the following month · from the tax calendar

   Only if: Only where the company has employees.

   How, cost and sources

   Where

   ELSTER, Lohnsteuer-Anmeldung; social-insurance contributions to the statutory carriers

   Steps

   1. Transmit the Lohnsteuer-Anmeldung electronically to the Betriebsstättenfinanzamt by the tenth day after each period (§ 41a(1) EStG)
   2. Pay the wage tax withheld with that return (§ 41a(1) EStG)
   3. Pay the social-insurance contributions as § 28e SGB IV requires
   4. Report each employee to social insurance (§ 28a SGB IV)

   Done when

   The ELSTER transmission record and the bank records of the payments are kept

   If missed

   A late-payment surcharge of 1% of the rounded arrears for each started month (§ 240(1) AO).

   Who

   The Lohnsteuer-Anmeldung must be transmitted electronically (§ 41a(1) EStG), so an ELSTER registration is needed. The sections read name no professional.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Der Arbeitgeber hat spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums

   Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln.

   die im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum insgesamt einbehaltene und übernommene Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen

4. Pay trade tax (Gewerbesteuer) and file the declaration
   15 February
   How, cost and sources

   Where

   ELSTER, declaration for the trade-tax base (Steuermessbetrag); advance payments to the municipality

   Steps

   1. File the trade-tax declaration electronically (§ 14a GewStG)
   2. Pay each quarterly advance payment on 15 February, 15 May, 15 August and 15 November (§ 19(1) GewStG)

   Done when

   Payments are recorded against the company's trade-tax account

   If missed

   A late-payment surcharge of 1% of the rounded arrears for each started month (§ 240(1) AO).

   Who

   The trade-tax declaration must be sent electronically (§ 14a GewStG), which needs an ELSTER registration. No professional is required.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Als Gewerbebetrieb gilt stets und in vollem Umfang die Tätigkeit der Kapitalgesellschaften

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Der Steuerschuldner hat am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November Vorauszahlungen zu entrichten.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Der Steuerschuldner (§ 5) hat für steuerpflichtige Gewerbebetriebe eine Erklärung zur Festsetzung des Steuermessbetrags

Thresholds to watch 1

1. Watch the small-business VAT turnover limits
   Watch: Gesamtumsatz (taxable turnover received) in the prior and the current calendar year over EUR 25,000 in any 12 months
   How, cost and sources

   Where

   ELSTER, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

   Steps

   1. Track taxable turnover received in the calendar year against the EUR 25,000 and EUR 100,000 limits (§ 19(1) UStG)
   2. File the Fragebogen zur steuerlichen Erfassung electronically through ELSTER once VAT registration is due

   Done when

   The Finanzamt receives the electronic questionnaire and the company holds a tax number

   Who

   The questionnaire for the tax number (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) is filed electronically through ELSTER.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet

   Official ihk.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Daher gilt die Umsatzgrenze insbesondere auch für die Umsätze einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder einer UG (Unternehmergesellschaft).

   Official elster.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Die Steuernummer für Ihr Unternehmen muss ab dem 1. Januar 2021 elektronisch mit einem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt werden.

When something changes 5

1. Report beneficial owners to the Transparenzregister
   How, cost and sources

   Where

   Transparenzregister (electronic report under § 20(1) GwG)

   Steps

   1. Obtain the beneficial owners' details under § 19(1) GwG
   2. Keep those details current and keep them on record
   3. Report to the Transparenzregister without undue delay

   Done when

   The beneficial owners are entered in the Transparenzregister

   If missed

   Fine (Geldbuße) of up to EUR 150,000 where intentional and up to EUR 100,000 otherwise, for breach of § 20(1) GwG (§ 56(1) No. 55 GwG); up to EUR 1,000,000, or twice the economic advantage, for a serious, repeated or systematic breach (§ 56(3) GwG).

   Who

   The statute does not name who sends the report. The register pages are script-rendered and were not readable, so whether a director may report personally is not stated here.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften haben die in § 19 Absatz 1 aufgeführten Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.

   Eine juristische Person des Privatrechts oder eine eingetragene Personengesellschaft, die nach Absatz 1 Satz 1 mitteilungspflichtig ist und die nicht im Handelsregister, Genossenschaftsregister, Gesellschaftsregister, Partnerschaftsregister oder Vereinsregister eingetragen ist, hat der registerführenden Stelle unverzüglich mitzuteilen, wenn

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   55. entgegen § 20 Absatz 1 Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten a) nicht einholt, b) nicht, nicht richtig oder nicht vollständig aufbewahrt, c) nicht auf aktuellem Stand hält oder d) nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig der registerführenden Stelle mitteilt

2. Register managing directors with a notarised filingNeeds a notary
   How, cost and sources

   Where

   Handelsregister, electronic filing with a notarised signature

   Steps

   1. Attach the appointment or termination documents in original or certified copy (§ 39(2) GmbHG)
   2. Have the filing notarised and submitted electronically (§ 12(1) HGB)
   3. Include the new managing director's statement that no disqualification applies (§ 39(3) GmbHG)

   Done when

   The Handelsregister entry of the new managing director

   If missed

   The registry court may compel the filing by a compulsory fine (Zwangsgeld) of up to EUR 5,000 per fine (§ 14 HGB).

   Who

   The filing must be notarised (§ 12(1) HGB), so a notary is needed. The sections read do not say what the notary checks; no separate identity check by the registry is described here.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer sowie die Beendigung der Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

   Der Anmeldung sind die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer oder über die Beendigung der Vertretungsbefugnis in Urschrift oder öffentlich beglaubigter Abschrift beizufügen.

   Die neuen Geschäftsführer haben in der Anmeldung zu versichern, daß keine Umstände vorliegen

3. Notify the Handelsregister of officer and shareholder changesNeeds a notary
   How, cost and sources

   Where

   Handelsregister, notarised electronic filing; updated shareholder list

   Steps

   1. Register each change of managing directors with the Handelsregister (§ 39(1) GmbHG)
   2. Attach the appointment or termination documents (§ 39(2) GmbHG)
   3. Submit the updated shareholder list without undue delay after a share change takes effect (§ 40(1) GmbHG)

   Done when

   The Handelsregister shows the registered change or the updated shareholder list

   If missed

   The registry court may compel registrations by a compulsory fine of up to EUR 5,000 (§ 14 HGB); managing directors are liable for damage from a breach of the list duty (§ 40(3) GmbHG).

   Who

   Filings must be notarised (§ 12(1) HGB), so a notary is needed for them. A share transfer also needs a notarial contract (§ 15(3) GmbHG); the notary requirement is for the transfer, the list update is the managing directors' filing.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer sowie die Beendigung der Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Die Geschäftsführer haben unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Zur Abtretung von Geschäftsanteilen durch Gesellschafter bedarf es eines in notarieller Form geschlossenen Vertrags.

4. Obtain a Betriebsnummer before social-insurance reporting

   Only if: From the first employee subject to social-insurance reporting, including minijob and trainee staff (BA).

   How, cost and sources

   Where

   Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit

   Steps

   1. Apply electronically for a Betriebsnummer, which is needed only to make social-insurance reports
   2. Use the eight-digit number on every social-insurance report
   3. Report each employee to social insurance as § 28a SGB IV requires

   Done when

   The eight-digit Betriebsnummer is assigned and recorded for payroll reporting

   Who

   The employer applies personally or through an authorised representative such as a tax adviser (BA).

   Official arbeitsagentur.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Erst ab der Einstellung des ersten Beschäftigten unterliegen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber der Meldepflicht und benötigen eine Betriebsnummer.

   Eine Betriebsnummer wird nur benötigt, um die Meldungen zur Sozialversicherung abzugeben.

   Der Antrag auf eine Betriebsnummer kann nur von einer Arbeitgeberin oder einem Arbeitgeber selbst oder von Beauftragten gestellt werden, zum Beispiel einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

5. Appoint and notify a data-protection officer, if required

   Only if: A data-protection officer must be appointed only where at least 20 people are regularly engaged in automated processing of personal data (§ 38(1) BDSG), or where processing needs a data-protection impact assessment. The notification duty follows the appointment.

   How, cost and sources

   Where

   Land data-protection authority (notification of the officer's contact details)

   Steps

   1. Appoint a data-protection officer where the 20-person threshold or an impact-assessment case applies (§ 38(1) BDSG)
   2. Publish the officer's contact details
   3. Notify the officer's contact details to the competent Land data-protection authority

   Done when

   The contact details are published and notified to the supervisory authority

   Who

   The Hessian authority states the duty; its online form was not read, so the personal route is unstated.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   soweit sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.

   Nehmen der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter Verarbeitungen vor, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegen, oder verarbeiten sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung, haben sie unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung beschäftigten Personen eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

   Official datenschutz.hessen.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Damit ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten seit dem 26. November 2019 erst dann erforderlich, wenn eine verantwortliche Stelle in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.

At all times 4

1. Keep the shareholder list (Gesellschafterliste)
   How, cost and sources

   Where

   Handelsregister (filing of the shareholder list)

   Steps

   1. Sign the shareholder list personally or with a qualified electronic signature
   2. Submit the list to the Handelsregister without undue delay after each change takes effect
   3. Where a notary took part in the change, the notary signs the list instead

   Done when

   The updated shareholder list is registered in the Handelsregister

   If missed

   Managing directors who breach the duty are liable to those whose holding changed and to creditors for the resulting damage, jointly (§ 40(3) GmbHG).

   Who

   The managing directors sign the list themselves (§ 40(1) GmbHG). Where a notary took part in a change, the notary signs instead (§ 40(2) GmbHG).

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Die Geschäftsführer haben unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung

   Hat ein Notar an Veränderungen nach Absatz 1 Satz 1 mitgewirkt, hat er unverzüglich nach deren Wirksamwerden ohne Rücksicht auf etwaige später eintretende Unwirksamkeitsgründe die Liste anstelle der Geschäftsführer zu unterschreiben

   Geschäftsführer, welche die ihnen nach Absatz 1 obliegende Pflicht verletzen, haften denjenigen, deren Beteiligung sich geändert hat, und den Gläubigern der Gesellschaft für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner.

2. Keep a seat and domestic business address in Germany
   How, cost and sources

   Where

   Handelsregister (registration of seat and business address)

   Steps

   1. Fix a seat in Germany in the articles of association (§ 4a GmbHG)
   2. State a domestic business address in the registration (§ 8(4) GmbHG)
   3. Register any change through a notarised electronic filing (§ 12(1) HGB)

   Done when

   The Handelsregister entry shows the seat and the domestic business address

   Who

   A managing director states the address in the registration. Changes are notarised Handelsregister filings (§ 12(1) HGB).

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   In der Anmeldung sind ferner anzugeben: 1. eine inländische Geschäftsanschrift, 2. Art und Umfang der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister sind elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen.

3. Pay the 15 percent employer top-up on salary conversion

   Only if: Only once an employee asks for salary conversion (Entgeltumwandlung) for a company pension (§ 1a(1) BetrAVG). The 15 percent top-up applies where the conversion saves social-insurance contributions (§ 1a(1a) BetrAVG).

   How, cost and sources

   Where

   Pensionsfonds, Pensionskasse or Direktversicherung chosen for the converted salary (BetrAVG § 1a)

   Steps

   1. Agree the salary conversion with the employee, up to 4 percent of the contribution ceiling (§ 1a(1) BetrAVG)
   2. Run the pension through a Pensionsfonds, Pensionskasse or Versorgungseinrichtung if the employer offers one, otherwise conclude a Direktversicherung for the employee (§ 1a(1) BetrAVG)
   3. Pay the 15 percent employer top-up to the provider where the conversion saves social-insurance contributions (§ 1a(1a) BetrAVG)

   Done when

   The converted amount and the employer top-up are paid to the chosen provider

   Who

   The employer agrees the conversion and pays the top-up. The employee may ask for it (§ 1a(1) BetrAVG). The statute names no professional.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber verlangen, dass von seinen künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4 vom Hundert der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung durch Entgeltumwandlung für seine betriebliche Altersversorgung verwendet werden.

   andernfalls kann der Arbeitnehmer verlangen, dass der Arbeitgeber für ihn eine Direktversicherung (§ 1b Abs. 2) abschließt

   Der Arbeitgeber muss 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterleiten, soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.

4. Keep accounting records for ten, eight or six years
   Keep for 10 years
   How, cost and sources

   Where

   The company's own archive (no filing)

   Steps

   1. Keep the books, inventories and annual accounts (§ 257(1) No. 1 HGB) for ten years
   2. Keep posting documents (Buchungsbelege) for eight years (§ 257(4) HGB)
   3. Keep received and sent business letters for six years (§ 257(4) HGB)

   Done when

   The records stay available and readable for the whole retention period

   Who

   The company keeps its own records; no authority channel is involved.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

   Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht

   während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können

Once, at the start 2

1. Notify the statutory accident insurer within one week
   Within 7 days of opening of the business
   How, cost and sources

   Where

   Berufsgenossenschaft or public-sector accident insurer for the sector

   Steps

   1. Notify the competent accident insurer within one week of opening the business
   2. Give the kind and subject of the business, the number of employees and the opening date
   3. Do not treat the trade notice as a substitute for the accident-insurer notice

   Done when

   The accident insurer confirms the registration

   Who

   The entrepreneur notifies the accident insurer personally (BGHM). No professional is named.

   Official bghm.de read 31 Oct 2026

   Quote (3)

   Wer ein neues Unternehmen eröffnet, ist verpflichtet, dieses bei der Berufsgenossenschaft anzumelden.

   Dazu teilt die Unternehmerin oder der Unternehmer binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens die Art und den Gegenstand des Unternehmens die Zahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Tag der Eröffnung des Unternehmens dem zuständigen Unfallversicherungsträger mit.

   Dies entbindet die Unternehmerinnen und Unternehmer aber nicht von ihrer Verpflichtung, sich selbst innerhalb der Frist bei einer Berufsgenossenschaft

2. Notify the trade (Gewerbeanmeldung) to the municipality
   At the time of start of the trade; the notice is given at the same time (§ 14(1) GewO)
   How, cost and sources

   Where

   Gewerbeanmeldung at the municipality, on the official form

   Steps

   1. Complete the official Gewerbeanmeldung form for the business
   2. Submit it to the municipality at the same time the business starts (§ 14(1) GewO)
   3. Expect the municipality to inform the Finanzamt of the notice (§ 138(1) AO)

   Done when

   The municipality's receipt of the trade notice is kept

   Who

   A legal person must notify (IHK Hannover). No professional is required by the sections read.

   Official gesetze-im-internet.de read 31 Oct 2026

   Quote

   Wer den selbständigen Betrieb eines stehenden Gewerbes, einer Zweigniederlassung oder einer unselbständigen Zweigstelle anfängt, muss dies der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen.

   Official ihk.de read 31 Oct 2026

   Quote (2)

   Grundsätzlich muss vor Aufnahme der Tätigkeit auf dem amtlichen Formular die Gewerbeanmeldung gemäß § 14 Gewerbeordnung (GewO) vorgenommen werden.

   Anzeigepflichtig sind natürliche und juristische Personen.

General information, not advice: what the law and the authorities state, for the default case.

Standard rate

19%

Official European Commission, Taxes in Europe Database situation on 2026-07-01

Other rates

• 7% Goods listed in Anlage 2 to the UStG, including their import and intra-Community acquisition
• 7% Rental of property listed in Anlage 2
• 7% Theatre, concert and museum admission and comparable performances
• 7% Services of dental technicians and certain dental services
• 7% Livestock keeping, plant cultivation and animal performance testing

Official usth.bundesfinanzministerium.de read 22 Oct 2026

Quote

Die Steuer ermäßigt sich auf 7 Prozent für die folgenden Umsätze

Registration threshold

EUR 25,000

total turnover (Kleinunternehmer threshold; €100,000 in the current calendar year); previous calendar year

Official gesetze-im-internet.de read 22 Oct 2026

Quote

ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet.

Voluntary registration

Yes

A small business under the §19 threshold may declare irrevocably that it waives the exemption and charges VAT, which binds it for at least five calendar years.

Official gesetze-im-internet.de read 22 Oct 2026

Quote

Ein Unternehmer nach Absatz 1 Satz 1 kann bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich erklären, dass er auf die Anwendung des Absatzes 1 verzichtet.

A foreign company

Registers from its first taxable supply; no local representative required

A business with no establishment in Germany registers for VAT at its competent Finanzamt through the Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; the §19 small-business threshold applies only to businesses resident in Germany. A Fiskalvertreter may be appointed but is not required.

Official gesetze-im-internet.de read 22 Oct 2026

Quote

kann sich im Inland durch einen Fiskalvertreter vertreten lassen.

Returns filed

Depends on the business

Official gesetze-im-internet.de read 22 Oct 2026

Quote

Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9 000 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum.

Tax authority

Bundesministerium der Finanzen / Bundeszentralamt für Steuern (German federal tax authorities)

Registration page read 2026-10-22

• Tax authorityBundeszentralamt für Steuern (Federal Central Tax Office)
• Tax treatiesBundesministerium der Finanzen — Double taxation agreements

7 services name Germany on their own list: Paysera, Airwallex, Stripe, Revolut, N26, bunq, Qonto. Each provider, and what a listing means.

Kind

Private limited company

Derived our grouping, the same words in every country

Name in law

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

ISO 20275 code

2HBR

Secondary GLEIF, Entity Legal Forms code list